Печати и штампы – разложим по полочкам

В современном делопроизводстве для оформления документов используются штампы, печати и факсимиле. Каждый вид штемпельной продукции имеет свое назначение, область применения и, чтобы грамотно все оформить, надо понимать в чем их отличие. Давайте разберемся что является штампом, что – печатью, что – факсимиле, и зачем нам все это нужно.

Штамп или печать?

Так уж сложилось исторически, что поначалу изображение или оттиск, наносимый специальным клише, промакиваемым штемпельной краской, называли и печатью, и штампом, не видя большой разницы между этими терминами. Со временем между ними провели четкую смысловую границу: с помощью печати закрепляют правовой и юридический статус бумаги, а штампы просто доносят какую-либо информацию.

Штампы позволяют заменять часть рукописного текста, который необходимо постоянно вносить в документы (различные резолюции, маркировка, адрес и проч.).

Печать предназначена для заверения документов, после чего они приобретают юридическую силу.

Печати находятся под контролем государства и до недавнего времени были обязательными для всех компаний с документооборотом. С 2015 года, за исключением случаев, прописанных в ФЗ, печати обязательны только для компаний, у которых это прописано в уставе. И, если в уставе оговаривается использование печати, то именно она дает юридическую силу документу (совместно с подписями ответственных лиц).

А форма важна?

Как правило, печати выполняются круглой или овальной формы. Они несут на себе всю необходимую обязательную информацию о компании или специалисте (например, отдельные персональные печати имеют врачи, нотариусы, адвокаты, кадастровые инженеры, индивидуальные предприниматели).

Штампы в отличие от печатей бывают различной формы: прямоугольные, квадратные, треугольные, ромбовидные, шестиугольные и т. п. Поскольку штампы не несут юридической силы, к ним нет жестких требований, а стало быть, и нет ограничений по их внешнему виду, размерам и форме.

Разновидности штампов

Если с предназначением печатей мы уже разобрались, то о назначении штампов поговорим подробнее. По областям применения штампы бывают:

– адресными (при отсутствии фирменного бланка с необходимыми реквизитами в верхнем углу документа размещают штамп с данной информацией);

– неотложными (наиболее популярные такие штампы с надписями «оплачено», «погашено», «получено», «утверждаю», «согласовано», «отказано» и т.п.);

– ограничения свободного доступа (маркируют документы «для служебного пользования», «конфиденциально», «секретно» и т.п.);

– регистрационные (для регистрации входящих документов);

– маркировочные (различные датеры, нумераторы, к ним же относятся и экслибрисы);

– информационные (штампы с различной информацией, которая не попадает под вышеперечисленные категории).

Факсимиле

Это отдельная разновидность штампа, воспроизводящая подпись какого-либо ответственного лица. С его помощью можно заверить бумаги в отсутствии данного лица, но для использования факсимильной подписи нужно документально закрепить когда, в каких случаях, на каких деловых бумагах, и кто правомочен применять данное факсимиле, а так же не забыть и о санкциях за нарушение предписания.

Хочется сразу отметить, что факсимильная подпись не имеет правового статуса и не может быть применима в целом ряде документов (счета-фактуры, накладные, документы налоговой отчетности, договора и проч.).

Подделка или оригинал?

Поговорим немного о защите печатей. Поскольку любая печать имеет юридическую силу, то применяя ее у вас должна быть уверенность, что вашу печать невозможно (или очень сложно) подделать.

Есть различные способы защитить печать от ее копирования и воспроизведения, например нанесение сложного рисунка, специальных контрольных меток, специальных дефектов, искажение отдельных элементов, искусственных специальных непропечатываемых областей. Если при создании вашей печати вы закладываете в изображение печати определенные, известные только вам защитные механизмы, то можете спать спокойно: вы всегда сможете отличить вашу печать от копии, воспроизведенной по оттиску.

 

В нашей типографии Принтеллект, вы можете заказать изготовление любых печатей и штампов по готовым макетам, а также мы можем разработать для вас макет для вашей печати, штампа или факсимильной подписи.